Would have, could have, should have

Eén van de grote voordelen van het werken voor Eropaf is dat ik de kans heb om met veel mensen kennis te maken, vanuit diverse achtergronden en werkzaamheden. Dit heeft al veelvuldig geleidt tot mooie nieuwe ideeën en initiatieven. Zelf kom ik zo met grote regelmaat kansen tegen om iets moois, nieuws en of beters te starten. Dat is ook het mooie van werken vanuit overtuiging: er is altijd nog veel goeds te doen of te verbeteren, overal liggen kansen voor mooiere, nieuwer, beter.

Mijn probleem: is ik kan niet zo goed kiezen. Ik vind veel dingen leuk, goed, belangrijk of gewoon wel grappig. Meestal zijn dit vooral projecten die ingewikkeld zijn, veel tijd kosten en waarvan de meeste mensen denken dat het hopeloos is. En vaak terecht: dat iets mooier, nieuwer, beter, nodig is, is op zichzelf nog niet genoeg om het dan ook te gaan doen. Als er niet mensen en organisaties zijn die er tijd en middelen in willen stoppen, kan je er beter niet aan beginnen.

De neiging is vaak om mensen die op een economische manier naar sociale ondernemingen kijken te bekritiseren, ze zijn te negatief, te kritisch, te ongevoelig voor het grotere belang, ze zeggen te vaak ja-maar. Veel erger zijn de mensen die altijd enthousiast en positief reageren, maar vervolgens hun afspraken niet nakomen, omdat ze op 40 andere projecten ook enthousiast en positief hebben gereageerd. Voor de duidelijkheid: ik ben zo iemand. Ik heb altijd nieuwe ideeën, zie overal kansen, besteed een aanzienlijk deel van mijn week aan mensen motiveren om mee te werken aan projecten en heb structureel te weinig tijd voor van alles en nog wat. Waardoor ik me zelf vaak hoor zeggen: dat wou ik doen, dat zou ik doen, dat had ik moeten doen. Ik zie mooie projecten, zie een mogelijkheid en voor dat ik goed heb nagedacht over of ik er wel tijd voor heb, heb ik al weer medewerking toegezegd en of een plan geïnitieerd. Met als gevolg dat ik minder tijd heb voor de projecten waar ik al mee bezig was en te weinig tijd heb om aan het nieuwe project te besteden, laat staan dat te trekken.

Ik wil oefenen in nee zeggen. Nou is dat niet zo moeilijk als ik een project niet interessant of niet relevant vind. Het wordt pas moeilijk als ik een project wel interessant of relevant vind, maar er eigenlijk geen tijd voor heb, of als er te weinig draagkracht is om dit met anderen te doen.Tegelijkertijd is het netto resultaat nu dat ik en vele anderen met allemaal superbelangrijke maar beperkt functionerende projecten bezig zijn waar simpelweg te weinig volume is (draagkracht/middelen/tijd/etc.). Er wordt niet gekozen (we gaan er vol voor of we stoppen), waardoor het blijft doormodderen, het middelen en tijd kost, maar niet zoveel meer oplevert. Misschien moeten we in onze prachtige bevlogen sector vaker de optie 'we beginnen er niet aan/ we stoppen ermee' introduceren. Dit zodat we de middelen niet uitsmeren als pindakaas op een dun belegde boterham (met dank aan Herman Vuisje die deze metafoor gebruikte in de NRC van 28-12-11).

Tot slot nog dit: Een tijdje geleden sprak ik een project ontwikkelaar in het sociale domein, die bezig is met het opzetten van een landelijk dekkend netwerk van organisaties. Hij zei mij zich in eerste instantie alleen op steden te richten waar lokaal partners enthousiast waren. In eerste instantie leek mij dit opportunistisch, je te laten leiden door waar het het makkelijkst gaat. Zijn antwoord was echter redelijk verhelderend: 'ik heb maar 40 uur in een week, waarom zou ik die besteden aan steden die niet willen, terwijl er andere steden zijn die wel willen? Dat is toch onzin?'

Alledaagse bewustheid

Een van de mooiste paradoxen van deze tijd is het gebruik van email. De verwachting was dat dit zou leiden tot papiervrij werken, omdat iedereen elkaar alles digitaal zou sturen. Het tegenovergestelde blijkt te gebeuren. Omdat het cc´en zo weinig moeite kost, stuurt iedereen elkaar alles, ook over kwesties waar de ander niks of weinig mee te maken heeft. Maar goed, er over nadenken kost meer tijd dan iemand toevoegen. Vervolgens zal die ander meestal niet de neiging kunnen onderdrukken om het toch te lezen en of printen. Zeker in de voorbereiding op vergaderingen worden hele boekwerken afgedrukt, waarvan driekwart ongelezen de papierbak ingaat, inclusief soms juist die stukken die wel van belang waren. Kiezen is hier het sleutelwoord. Een moment nemen: is dit voor alle ontvangers relevant? Zijn alle bijlagen relevant? Andersom: moet ik dit lezen? Is het zinvol om hier mijn tijd aan te besteden? Ga ik dit lezen nadat ik het geprint heb? Dit soort keuzen worden niet vaak heel bewust genomen, ons informatiebeheer gebeurt ondoordacht, waarna we gezellig bij de koffieautomaat klagen over hoeveel mail we krijgen en dat we niet aan ons werk toekomen. Belangrijk hierbij is de passieve vorm: wij krijgen de mail. Dit terwijl het een actieve keus is om die mail te lezen. We hebben dus ook de keuze om mail niet te lezen, of alleen de belangrijkste.

De eerlijk gebiedt mij te zeggen dat ik zelf ook erg worstel met dit onderwerp. Niet zozeer in wat de oplossing is (namelijk minder vaak mijn mail lezen) maar meer hoe ik dat bereik. Op mijn smartphone komen alle mailtjes binnen en ondertussen heb ik mezelf de vervelende gewoonte aangeleerd om daar met grote regelmaat op te kijken. Waar het kan reageer ik snel, andere mailtjes waar ik nog wat mee moet zet ik in een aparte map, die ik op een rustiger moment doorwerk. Een belangrijke stap vooruit was voor mij dat ik wel onderscheidt maak tussen mailtjes waar ik iets mee moet, of waar ik mogelijk iets mee zou kunnen (omdat ik als cc bijgevoegd ben), maar waar ik ook net zo goed niet op zou kunnen reageren. Dat laatste helpt al wat, maar het neemt niet weg dat ik soms moeite heb met langdurig aandachtig werken zonder afgeleid te worden.

Onlangs was ik een weekend in België, waar ik geen internet had en dus mijn mail ook niet kon lezen. Daardoor had ik een hoop meer tijd om te genieten van het reizen (het was een roadtrip) en met wat meer afstand na te denken over een aantal dingen (waaronder dit onderwerp). Vervolgens heb ik zondagavond in een kwartier mijn mail weggewerkt. Het zou waarschijnlijk veel effectiever zijn als ik altijd zo mijn mail geclusterd wegwerk, dus 's middags een kwartier en 's avonds een kwartier. Toch, hoewel ik dat al een tijd denk, kost het me moeite om me niet met enige regelmaat over te geven aan het checken van mijn mail en dan ook maar meteen even twitter en nos.nl. Het kost niet veel tijd, hoogstens een paar minuten, maar ik ben wel uit mijn concentratie.

Wat ik probeer te doen, is me steeds bewuster maken van dit proces, bij mezelf en, als spiegel, bij anderen. Ik gebruik expres de uitdrukking bewust maken in plaats van worden, omdat het een activiteit is, niet iets wat me overkomt. Door te zien en ervaren wat er gebeurt, probeer ik er invloed op uit te oefenen. Daarom ben ik ook geïnteresseerd in Mindfulness.Geïnteresseerden kunnen via de link meer lezen, maar in het kort komt het neer op meer aandachtig leven, door regelmatig een moment van rust te nemen en te ervaren wat er gebeurt en hoe je je daarbij voelt. Deze benadering komt voort uit het Boeddhisme, maar is terugbracht tot een training, die onder andere ingezet kan worden om stress tegen te gaan. Deze training sluit ook mooi aan bij een belangrijke doelstelling van psycho-therapie en sociaal werk: cliënten helpen inzicht te krijgen in zichzelf, in wat ze voelen, wat ze doen en wat daar het gevolg van is. Op sommige plekken is Mindfulness bijvoorbeeld ingezet bij dak- en thuislozen om om te gaan met ptss-achtige klachten als gevolg van het langdurig op straat leven. Mindfulness helpt ook met de overgang van dagelijks overleven, naar vooruit kijken en plannen maken (lees hier bijvoorbeeld het verhaal van Marc Potter). In Nederland is een soortgelijk project mij niet bekend, maar ik denk dat dit kan bijdragen aan het herstelproces.

Ook binnen organisaties zou een meer bewuste, weloverwogen (deliberatieve) grondhouding veel positieve effecten kunnen hebben. Tekenend voor veel organisatieprocessen is de Engelse drieslag: would have, could have, should have. We willen van alles, zijn over veel enthousiast, kunnen ook best een aantal dingen, maar in de praktijk maken we te weinig keuzen, waardoor we uiteindelijk niet of maar beperkt toekomen aan de dingen die we eigenlijk zouden moeten doen. Als projectontwikkelaar krijg ik vaak te maken met mensen die een project een warm hart toedragen en in hun enthousiasme van alles toezeggen, maar er eigenlijk geen tijd voor hebben, of die tijd er niet voor vrijmaken. Overigens heb ik er zelf net zo goed last van dat ik meer dingen belangrijk en of leuk vind dan dat ik kan doen, maar ik probeer wel om steeds meer te kiezen: wat wel, wat niet. Dat geeft anderen namelijk ook duidelijkheid: dat ze iemand anders moeten zoeken, of iets moeten uitstellen.

Vanuit de WMO-Werkplaats Amsterdam hebben wij veel onderzoek gedaan naar innovatie projecten in het sociale domein. Een van de belangrijkste succesfactoren blijkt commitment van betrokkenen. Van professionals, dat ze er aan meewerken, en van managers, dat ze de middelen en steun bieden. Als deze commitment alleen met de mond beleden wordt, heeft het geen zin. Belangrijk is dus dat betrokkenen zich afvragen: wil ik dit doen? Zeg ik nee tegen andere dingen zodat ik dit kan doen? Halfslachtigheid heeft geen zin.

Bewust handelen is niet makkelijk. Het gaat vaak in tegen primaire reacties en het kost tijd. Tegelijkertijd zie je in diverse situaties dat waar een stap terug gedaan wordt de effectiviteit en locus of control (het gevoel grip te hebben op het eigen leven) toenemen. Misschien toch maar met zijn allen een mindfullness training volgen?